Aktuelle Praxissoftware-Lösungen für die Ergotherapie Praxis

In Ergotherapie-Praxen, Rehabilitationszentren und Kliniken in Deutschland kommen spezialisierte Praxissoftware-Lösungen zum Einsatz, um Termine, Dokumentation, Abrechnung und organisatorische Abläufe effizient zu verwalten. Wichtig bei allen Systemen ist heute die DSGVO-Konformität, d. h. der verantwortungsvolle, sichere Umgang mit Patientendaten. Im Folgenden werden alle relevanten Anbieter und Lösungen neutral und informativ vorgestellt – von etablierten Marktführern bis zu neuen Cloud-Lösungen. Für jede Software finden sich Informationen zu Anbieter und Unternehmen, der anvisierten Zielgruppe (z. B. Einzelpraxis, Therapiezentrum, Klinik), ihrem Verbreitungsgrad, zentralen Funktionen, dem Kostenmodell sowie vorhandenen Modulen/Erweiterungen und besonderen Merkmalen. Am Ende befindet sich eine tabellarische Zusammenfassung aller Lösungen.

Amparex

Anbieter & Hintergrund: Amparex (Amparex GmbH, Leinfelden-Echterdingen) ist eine seit 2005 verfügbare cloudbasierte Branchensoftware, die neben Optik und Akustik auch für Therapiepraxen entwickelt wurde (AMPAREX GmbH | LinkedIn). Über 3.500 Fachbetriebe in 16 Ländern nutzen Amparex in verschiedenen Gesundheitsbranchen (AMPAREX GmbH | LinkedIn).

• Zielgruppe: Fokus auf Physio-, Ergo- und Logopädie-Praxen, primär Einzel- und Gemeinschaftspraxen. Für größere Zentren fehlen teils spezielle Controlling-Features, sodass Amparex vor allem für kleinere Praxen oder Neugründungen geeignet ist ().
• Verbreitungsgrad: Amparex zählt zu den etablierten Lösungen im Therapiebereich und ist insbesondere bei Anwendern beliebt, die eine einfache Cloud-Lösung ohne eigenen Server suchen (AMPAREX GmbH | LinkedIn).
• Funktionalitäten: Amparex deckt alle Grundfunktionen der Praxisverwaltung ab: Terminplanung, Patientenverwaltung und Abrechnung. Rezepte/Verordnungen werden bereits bei Eingabe automatisch auf Fehler geprüft; aktuelle Vergütungslisten aller Kassenleistungen sind hinterlegt (). Eine automatische Synchronisation ermöglicht den Zugriff auf Kalender und Daten von verschiedenen Geräten (z. B. PC in der Praxis und Smartphone unterwegs) in Echtzeit ().
• Kosten: Amparex wird als Mietsoftware (SaaS) angeboten (Preis auf Anfrage) (). Verträge sind monatsweise kündbar, Support und Updates sind inklusive (Amparex | Die Cloud-Software für Therapeuten). Es gibt keine langfristigen Bindungen.
• Module & Schnittstellen: Amparex ist nicht modular aufgebaut – sämtliche Funktionen stehen einheitlich zur Verfügung (). Externe Schnittstellen zu anderen Systemen (z. B. Datev) fehlen bisher. Erweiterte Tools wie detailliertes Betriebs-Controlling oder Online-Terminbuchung sind aktuell nicht integriert ().
• Besondere Merkmale: Komplett cloudbasiert (benötigt nur Internetzugang, keine lokale Installation) (AMPAREX GmbH | LinkedIn). Die Usability ist auf einfache Bedienung ausgelegt – Amparex verspricht, dass sich Anwender ganz auf die Patienten konzentrieren können (Amparex | The cloud software for Therapists). Eine Mobile App existiert nicht, jedoch ist die Web-Oberfläche auch auf Tablets nutzbar. Insgesamt bietet Amparex eine zuverlässige All-in-One-Lösung für die Kernprozesse, ohne darüber hinaus zu komplex zu werden.

appointmed

Anbieter & Hintergrund: appointmed (appointmed GmbH, Wien) ist eine cloudbasierte Praxissoftware, die ursprünglich aus Österreich stammt und international von Therapiepraxen genutzt wird. Sie setzt einen Schwerpunkt auf digitale Terminorganisation und Teletherapie.

• Zielgruppe: Therapeuten aller Fachrichtungen, insbesondere Einzelpraxen und kleinere Praxen im Bereich Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie sowie selbstzahlende Patienten (Privatpraxen). Durch integrierte Videosprechstunden und Online-Buchung eignet sich appointmed auch für Teletherapie-Angebote und moderne Praxisformen.
• Verbreitungsgrad: appointmed ist im deutschsprachigen Raum verbreitet und wird häufig von Praxen gewählt, die eine moderne Online-Terminvergabe und digitale Patientenakte schätzen. In Deutschland ist zu beachten, dass die Software keine direkte GKV-Abrechnung ermöglicht () und daher v. a. bei privat finanzierten Therapien oder ergänzend zum GKV-Abrechnungstool zum Einsatz kommt.
• Funktionalitäten: Umfasst Terminplanung (mit Online-Terminbuchungsportal für Patienten () und automatischen Erinnerungen), eine digitale Patientenakte inkl. Dokumentation, Abrechnung (Erstellung von Rechnungen, jedoch fokussiert auf Privatrechnungen ()), Video-Therapie (integrierte datenschutzkonforme Videosprechstunde) sowie Bodycharts zur visuellen Befunddokumentation (). Auch eine einfache Kassenbuch/Registrierkasse ist integriert ().
• Kosten: Monatliches Abomodell mit zwei Paketstufen: Mini (ab ca. 31,50 €/Monat) für Basisfunktionen und Basic (ca. 59,50 €/Monat) mit vollem Funktionsumfang (). Kündigung ist in der Regel monatlich möglich. Beide Pakete enthalten den technischen Support.
• Module & Erweiterungen: appointmed bietet alle Kernfunktionen im Paket; die Pakete unterscheiden sich im Umfang (z. B. ist Videochat erst im größeren Paket enthalten). Schnittstellen bestehen etwa zum Google Kalender (Sync) und CSV-Datenexport (). Eine GKV-Abrechnungs-Schnittstelle oder ein integrierter Heilmittelverordnungs-Check fehlt – GKV-Rezepte können nur als Privatrechnung (Selbstzahler) abgerechnet oder über ein externes Abrechnungszentrum ausgeleitet werden ().
• Besondere Merkmale: Starke Online-Terminmanagement-Funktionen: Patienten können rund um die Uhr über ein Online-Tool Termine selbst buchen (). Die Software unterstützt moderne Teletherapie-Konzepte durch integrierte Video-Funktionen. Als vollständige Cloud-Lösung läuft appointmed plattformunabhängig im Browser; zusätzlich gibt es Mobile Apps für iOS/Android für den mobilen Zugriff. Für deutsche Kassenzulassungen muss man beachten, dass keine direkte Anbindung an §302-Abrechnung besteht – appointmed eignet sich daher besonders für private/selbstzahlende Leistungen oder als ergänzende Verwaltungssoftware.

Buchner Starke Praxis

Anbieter & Hintergrund: Starke Praxis ist die Praxissoftware der Buchner & Partner GmbH (Lübeck), einem auf Heilmittel spezialisierten Dienstleister. Buchner ist vielen Therapeuten durch Fachpublikationen, Abrechnungsservice und Fortbildungen bekannt. Mit Starke Praxis bietet Buchner eine eigenentwickelte Software an, die seit vielen Jahren am Markt ist.

• Zielgruppe: Vor allem Physio-, Ergo- und Logopädie-Praxen jeder Größe, die eine lokal installierte Praxissoftware bevorzugen und Wert auf Integration mit Buchner-Dienstleistungen legen. Eher im ambulanten Bereich verbreitet; für große Reha-Kliniken gibt es andere spezialisierte Systeme.
• Verbreitungsgrad: Starke Praxis gilt als etablierte Lösung insbesondere unter langjährigen Praxisinhabern. Sie war eine der früh verfügbaren Therapie-Softwares. In den letzten Jahren sind viele alternative Lösungen hinzugekommen, sodass Starke Praxis heute eine von mehreren Optionen ist. Nutzer schätzen die Verlässlichkeit, bemängeln aber teils die im Vergleich zu neueren Lösungen etwas veraltete Bedienoberfläche und begrenzte Modernisierung.
• Funktionalitäten: Starke Praxis deckt die klassischen Praxisverwaltungs-Aufgaben ab: Terminplanung (mit Rezeptzuordnung), Patienten- und Rezeptverwaltung, automatische Prüfung von Verordnungen auf Plausibilität, Abrechnung mit GKV (inkl. Erstellung der Abrechnungsdateien nach §302) und Privatabrechnung. Einfache Dokumentationshilfen, Formularwesen (z. B. Berichtsvorlagen) und ein Kassenbuch sind integriert. Außerdem bietet Buchner eine Anbindung an den hauseigenen Abrechnungsservice an, falls gewünscht.
• Kosten: Lizenzkauf-Modell mit optionalem Wartungsvertrag. Preise werden individuell angeboten; typischerweise fällt ein einmaliger Kaufpreis pro Arbeitsplatzlizenz an, plus jährliche Servicegebühren für Updates und Support. Buchner bietet Schulungen und Hotline-Service für die Software an. Eine Demoversion zum Testen ist erhältlich.
• Module & Erweiterungen: Starke Praxis kann durch Zusatzmodule erweitert werden, z. B. für spezielle Berichtsformulare oder Statistikfunktionen. Sie unterstützt die Anbindung von Kartenlesegeräten (eGK) und den Datenaustausch mit Abrechnungszentren. Eine Cloud-Version oder mobile App existiert nicht – es handelt sich um eine reine Windows-Desktopanwendung.
• Besondere Merkmale: Als Produkt eines Fachverlags bietet Starke Praxis umfangreiche Inhaltsvorlagen (z. B. für Befunddokumentation nach ICF, Musterformulare) und bleibt stets an aktuelle Heilmittel-Richtlinien angepasst. Der Name Starke Praxis spiegelt das Konzept wider, Praxisinhabern ein Rundum-sorglos-Paket (Software + Beratung + Fortbildung) zu bieten. Für langjährige Buchner-Kunden bietet die Software den Vorteil einer integrierten Lösung im Ökosystem Buchner (z. B. Kombi mit dem Abrechnungsservice).

Henara

Anbieter & Hintergrund: Henara (Henara GmbH) ist eine noch recht neue Softwarelösung für Therapiepraxen. Sie positioniert sich als moderne, cloudfähige Praxissoftware mit stark automatisierten Verwaltungsprozessen. Entwickelt wurde Henara in Deutschland; der Name tauchte erstmals um 2020 in Fachkreisen auf.

• Zielgruppe: Ergotherapie- und Physiotherapiepraxen, die eine Cloud-Lösung mit lokaler Installation kombinieren möchten. Henara eignet sich für Einzel- und Gemeinschaftspraxen und unterstützt auch Filialpraxen. Durch die einfache Terminverwaltung und Rezeptprüfung richtet sich Henara an Praxen, die ihren Verwaltungsaufwand minimieren wollen.
• Verbreitungsgrad: Henara ist bislang eine Nischenlösung mit wachsender Verbreitung. In Logopäden- und Ergotherapeuten-Communities wurde sie 2022 zu den „Top 5“ neuen Praxissoftwares gezählt. Die Nutzerbasis ist noch kleiner als bei etablierten Programmen, aber in der Ergotherapie-Branche gewinnt Henara durch spezielle Ergotherapie-Funktionen an Bekanntheit.
• Funktionalitäten: Henara unterstützt Terminplanung, Dokumentation und Abrechnung aus einer Hand (). Besonderes Augenmerk liegt auf der automatischen Validierung von Verordnungen gemäß Heilmittel-Richtlinie (). Fehlerhafte oder unvollständige Verordnungen werden so frühzeitig erkannt, was Verwaltung und abrechnungssichere Therapie erleichtert. Es gibt eine mobile App für Therapeuten, um unterwegs Termine und Patientendaten einzusehen (). Die Terminverwaltung umfasst Serien- und Gruppentermine sowie farbliche Markierungen im Kalender zur besseren Übersicht ().
• Kosten: Henara wird als Software-as-a-Service mit monatlicher Gebühr angeboten (Preis nur auf Anfrage verfügbar) (). Die Gebühren richten sich u. a. nach Praxisgröße und Umfang der genutzten Module. In der Regel wird eine Einrichtungspauschale fällig, anschließend monatliche Nutzungsentgelte. Updates und Cloud-Hosting sind inklusive.
• Module & Schnittstellen: Die Software ist modular erweiterbar (). Beispielsweise können Module für Berichtswesen, Statistik oder Kassenbuch hinzugebucht werden. Stark hervorzuheben ist die nahtlose Integration mit Abrechnungszentren: Henara kann Rezepte digital an verschiedene Abrechnungsstellen übermitteln und empfängt Rückmeldungen elektronisch (). Zudem existieren Schnittstellen zu Kassensystem-Modulen (inkl. TSE für das Kassenbuch) und ein Export für den Steuerberater (CSV) ().
• Besondere Merkmale: Henara legt Wert auf Fehlerreduktion und Effizienz. Durch die automatische Verordnungsprüfung und die direkte Anbindung an Abrechnungsdienstleister werden Verwaltungsfehler minimiert (). Eine Besonderheit ist auch die Integration von praxx.me – über diese Plattform können Kurse/Termine, Anamnesedokumente und Rechnungen online mit Patienten ausgetauscht werden (diese Anbindung wurde in frühen Versionen erwähnt und dient der digitalen Patientenkommunikation) (Software zur Dokumentation in der Physiotherapie – Vergleich). Noch im Ausbau befindlich ist die Dokumentationsfunktion: Aktuell bietet Henara hier eher einfache tabellarische Verlaufsdokumentationen; komplexe Therapiepläne oder grafische Befunddokumentation werden (noch) nicht unterstützt (). Insgesamt positioniert sich Henara als innovatives System, das Routineaufgaben maximal automatisiert und vor allem in Ergotherapie-Praxen Anklang findet.

iPrax

Anbieter & Hintergrund: iPrax (iPrax Systems GmbH & Co. KG) ist eine moderne Praxissoftware speziell für Apple-Geräte. Das Team aus Augsburg entwickelte iPrax für Therapeuten, die Mac, iPad oder iPhone in der Praxis einsetzen möchten (). iPrax ist seit ca. 2018 auf dem Markt und wurde kontinuierlich weiterentwickelt.

• Zielgruppe: Physiotherapeuten, Ergotherapeuten, Logopäden und Heilpraktiker, die eine Apple-basierte Lösung suchen (iPrax Systems GmbH & Co. KG – HealthManagement.org). iPrax richtet sich an Einzelpraxen bis mittelgroße Praxen. Durch die Mehrgeräte-Synchronisation eignet es sich auch für Therapeuten, die häufig mobil arbeiten oder Hausbesuche machen. Wichtig: iPrax läuft ausschließlich auf Mac/iOS-Geräten (macOS, iPadOS, iPhone) und ist nicht für Windows verfügbar ().
• Verbreitungsgrad: In der Apple-Community der Therapeuten hat iPrax eine treue Nutzerschaft. Es ist keine Massenlösung, aber Anwender berichten von hoher Zufriedenheit und Zeitersparnis im Praxisalltag. In Fachforen wird iPrax als Beispiel für eine gelungene Apple-optimierte Praxissoftware genannt. Die Reichweite ist allerdings naturgemäß auf Praxen mit Apple-Infrastruktur begrenzt.
• Funktionalitäten: iPrax bietet alle wichtigen Funktionen einer Praxissoftware: Terminverwaltung, digitale Patientenakte, Dokumentation/Befundung und Abrechnung einschließlich Kassenbuch. Ein Highlight ist die automatische Synchronisierung und Offline-Fähigkeit: Auch ohne Internet können Daten erfasst werden (z. B. am iPad beim Hausbesuch) und werden später automatisch in die Cloud synchronisiert (). Heilmittel-Verordnungen werden von iPrax auf formale Richtigkeit geprüft, um fehlerfreie Abrechnungen sicherzustellen (). Schnittstellen bestehen zur Telematikinfrastruktur (KIM, eRezept über Connector), zu ITSG (für die sichere Abrechnungsdatei) und sogar zu SumUp für Kartenzahlungen in der Praxis. Damit kann z. B. ein Patient seine Zuzahlung per EC/Kreditkarte begleichen.
• Kosten: iPrax wird als komplettes System lizenziert (kein modulares Zukaufmodell) (). Die Preise sind auf Anfrage und richten sich nach Anzahl der Nutzer/Lizenzen. Typisch ist ein monatlicher Mietpreis pro Therapeut bzw. pro Praxisinhaber. Enthalten sind Cloud-Speicher und Updates. Es gibt häufig eine kostenlose Testphase.
• Module & Erweiterungen: iPrax ist nicht modular aufgeteilt; alle Funktionen sind integriert. Zusätzliche Module sind derzeit nicht nötig, da z. B. Kassenbuch und Befunddokumentation bereits enthalten sind. Die Software hat eine eigene App für iPad/iPhone, wodurch Termine mobil verfügbar sind (iPrax on the App Store). Über die TI-Schnittstelle kann iPrax mit der elektronischen Patientenakte (ePA) und dem eRezept kommunizieren.
• Besondere Merkmale: iPrax ist eine der wenigen Apple-nativen Praxissoftwares. Sie nutzt die Vorteile des Apple-Ökosystems hinsichtlich Stabilität und Design. Die Kombination aus Offline-Funktionalität und Cloud-Backup gibt Nutzern zusätzliche Datensicherheit: Bei Internetstörungen arbeitet man lokal weiter, Datenverluste werden durch Cloud-Sync minimiert (). Ein Nachteil ist die Systembindung – Windows-Nutzer können iPrax nicht einsetzen (). Wer jedoch bereits Apple-Hardware nutzt, findet in iPrax eine sehr intuitive und professionelle Praxissoftware speziell für Heilmittelerbringer.

MD Therapie (Medifox DAN)

Anbieter & Hintergrund: MD Therapie ist die Praxissoftware der MEDIFOX DAN GmbH, einem großen Anbieter für Gesundheits-IT (bekannt v. a. in der Pflege). Nach dem Zusammenschluss von MediFox und der DAN-Gruppe wurde mit MD Therapie ein umfangreiches Softwarepaket für Therapiepraxen geschaffen (). MD Therapie wird aktiv weiterentwickelt und adressiert besonders professionelle Anforderungen größerer Praxen.

• Zielgruppe: Therapiezentren und größere Praxen für Physio-, Ergo- und Logopädie, die eine komplette Digitalisierung von Verwaltung, Abrechnung und Controlling anstreben. Durch verschiedene Paketgrößen (für 1 bis 20+ Therapeuten) ist MD Therapie sowohl für Einzelpraxen als auch für Praxis-Ketten oder Rehazentren geeignet ().
• Verbreitungsgrad: Als Produkt eines Marktführers im Pflegebereich hat MD Therapie schnell Verbreitung gefunden. Es gilt als einer der Top-Anbieter für Ergotherapie-Software am Markt (). Viele größere Therapieeinrichtungen (mit mehreren Angestellten) interessieren sich für MD Therapie aufgrund der umfassenden Funktionen und der starken Firma im Hintergrund.
• Funktionalitäten: MD Therapie ist ein All-in-One Praxismanagementsystem. Es umfasst Terminplanung, detaillierte Patientendokumentation (inkl. hochladen von Bildern/Videos – Multimedia-Unterstützung ()), vollständige Abrechnung (GKV und privat, mit Prüfmodulen und optionalem Abrechnungsservice über MD Finance ()), Stammdatenverwaltung (Patienten, Ärzte, Kostenträger), umfangreiche Controlling- und Statistiktools (Umsatzanalysen, Leistungsauswertungen je Mitarbeiter, etc. ()) sowie integrierte Marketing-Funktionen (z. B. Newsletter an Patienten) (). Ein besonderes Feature ist die Cloud-TSE für das integrierte Kassenbuch, um GoBD-konforme Kassendaten zu gewährleisten (). MD Therapie bietet zudem eine Mobile App für Terminplan und Doku, sodass Therapeuten mobil arbeiten können.
• Kosten: Die Software wird in drei Paketen angeboten (): Starter (ab 99 €/Monat für 1 Therapeut, Basisfunktionen wie Termine, Abrechnung, Doku) (), Comfort (ca. 249 €/Monat für bis zu 4 Therapeuten, inkl. Controlling, Medienverwaltung, Marketing und einigen Schulungsstunden) () und Professional (ca. 459 €/Monat für größere Teams, mit allen Funktionen und Premium-Support). Somit zählt MD Therapie zu den hochpreisigen Lösungen, bietet dafür aber einen sehr großen Funktionsumfang.
• Module & Schnittstellen: MD Therapie ist in Module gegliedert, die abhängig vom gewählten Paket freigeschaltet sind (Controlling, Marketing etc.). Schnittstellen: Integration von SumUp für Kartenzahlungen ist vorhanden (), zudem Anbindung an das eigene Abrechnungszentrum MD Finance und eine DATEV-Exportmöglichkeit (FiBu-Schnittstelle) (). Über eine Cloud-Plattform können Updates zentral eingespielt werden und Mandanten (z. B. mehrere Filialen) gemeinsam verwaltet werden.
• Besondere Merkmale: MD Therapie digitalisiert nicht nur die Verwaltung, sondern liefert auch Geschäftsanalysen (BI) und unterstützt Praxisinhaber bei betriebswirtschaftlichen Entscheidungen (). Die Auswertungstools sind ein Alleinstellungsmerkmal gegenüber einfacheren Programmen. Außerdem punktet MD Therapie mit Features wie Foto-Scan von Verordnungen via Smartphone: Rezepte können abfotografiert und automatisch ins System übernommen und geprüft werden () (). Damit entfällt viel manuelle Tipparbeit. Der Anbieter bietet intensive Schulungen und Support – im Preis der größeren Pakete sind z. B. Online-Schulungsstunden enthalten (). Insgesamt ist MD Therapie eine Komplettlösung, die insbesondere ambitionierte Praxen und Zentren anspricht, welche bereit sind, in eine leistungsfähige Software zu investieren.

NOVENTI Ora (azh)

Anbieter & Hintergrund: NOVENTI Ora ist die Praxissoftware der azh GmbH (Abrechnungszentrum für Heilberufe), die zur NOVENTI Health SE gehört. Sie ging aus früheren azh-Lösungen hervor und ist eine Cloud-Software „aus einer Hand“ für Therapeuten (NOVENTI Ora Therapeutensoftware) (NOVENTI Ora Therapeutensoftware). Ora wurde mit Blick auf die kommende Telematikinfrastruktur und E‑Health-Anforderungen entwickelt und befindet sich seit wenigen Jahren auf dem Markt.

• Zielgruppe: Therapiepraxen aller Größen in Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie und Podologie (NOVENTI Ora Therapeutensoftware). Ora richtet sich an qualitätsorientierte Praxen, die eine zukunftssichere, TI-fähige Lösung suchen. Durch ihre Cloud-Architektur und modulare Lizenzen eignet sie sich von der Einzelpraxis bis zum größeren Therapiezentrum. Für Kliniken mit komplexen Systemlandschaften ist Ora weniger gedacht, eher für eigenständige ambulante Einrichtungen.
• Verbreitungsgrad: Ora ist ein neuer Player, profitiert jedoch von azh/NOVENTIs großer Marktpräsenz. Viele Praxen, die bereits den azh-Abrechnungsservice nutzen, schauen sich Ora als Praxisverwaltung an. Die Lösung zählt damit zu den bekannten aktuellen Softwareangeboten. Allerdings gab es in frühen Versionen laut Nutzerberichten teils Performance-Probleme und Bugs, die das Image leicht beeinträchtigt haben (). Das Unternehmen arbeitet fortlaufend an Updates.
• Funktionalitäten: NOVENTI Ora bietet eine vollständige Praxisverwaltung: Terminplaner mit Drag&Drop und intelligenter Terminsuche (NOVENTI Ora Therapeutensoftware), Patienten- und Rezeptverwaltung inkl., umfangreiche Dokumentation und Befundung mit 3D-Körpermodell und grafischen Bodycharts, digitale Patientenakte mit eUnterschrift (Pad), sowie eine Finanzübersicht mit Kassenbuch, Mahnwesen, offener-Posten-Liste und Umsatz-Statistiken. Eine Besonderheit ist das Abrechnungscockpit: Rezepte werden via 2D-Barcode-Scan erfasst, automatisch auf Heilmittelfehler geprüft und können entweder ans azh-Abrechnungszentrum übermittelt oder direkt per §302-Datenträgeraustausch abgerechnet. Ora ist zudem vorbereitet als Zugang zur Telematikinfrastruktur (TI): E-Rezept, KIM-Mail und ePatientenakte können direkt über Ora genutzt werden.
• Kosten: Ora hat ein Mietmodell mit modularen Benutzerlizenzen. Es fällt ein einmaliger Bereitstellungspreis von 499 € (inkl. Schulung) an. Danach kostet das Basismodul (inkl. 1 Nutzer) 59,90 € pro Monat. Zusatzmodule sind u. a. Terminplaner (34,90 €/Monat) und Befundung (29,90 €/Monat) – pro zusätzlichen Nutzer werden kleine Aufpreise berechnet. Beispiel: Für eine Praxis mit 2 Therapeuten inkl. Termin- und Befundungsmodul lägen die Kosten bei rund 59,90 + 14,90 (2. Nutzer) + 34,90 + 8,90 + 29,90 + 6,90 = ca. 155 €/Monat. Support und Updates sind enthalten; Kündigung ist mit Frist möglich (flexible Laufzeit).
• Module & Schnittstellen: Ora ist voll modular – Funktionen wie Terminplaner oder Befundung werden nach Bedarf freigeschaltet. Dadurch zahlt man nur für benötigte Komponenten. Als Schnittstellen sind u. a. ein DATEV-Export für die Buchhaltung vorhanden (). Über Webservices ist Ora an die azh-Plattform angebunden (OnlineCenter). Künftig soll auch eine Mobile App bereitstehen – derzeit kann man mobil via Browser arbeiten; in den Features wird aber „Mobile App: Ja“ angegeben (), was auf eine in Entwicklung befindliche App hindeutet.
• Besondere Merkmale: Ora zeichnet sich durch die enge Verzahnung mit dem Abrechnungsservice aus: Auf Wunsch übernimmt azh die Rezeptabrechnung direkt aus der Software heraus – das sorgt für planbare Liquidität (). Auch die TI-Anbindung ist ein großer Pluspunkt für Zukunftssicherheit. Integrierte Statistik- und Controlling-Funktionen bieten Praxisinhabern betriebswirtschaftliche Einblicke (). Als Schwachpunkt wurden in der Vergangenheit technische Stabilitätsthemen genannt (vereinzelt Systemabstürze und Dateninkonsistenzen) () – hier ist das System aber im Reifeprozess. Insgesamt ist NOVENTI Ora eine innovative Komplettlösung, die insbesondere Praxen anspricht, die schon früh auf E-Health (TI, E-Rezept) setzen und einen starken Partner im Rücken wünschen.

Optica Viva

Anbieter & Hintergrund: Optica Viva ist die Praxissoftware der Optica Abrechnungszentrum Dr. Güldener GmbH (Stuttgart). Sie wurde 2021 eingeführt und basiert auf der vormals eigenständigen Software Theralino (Praxino GmbH), die von Optica übernommen und weiterentwickelt wurde. Optica Viva ist als All-in-One-Software für Heilmittelerbringer konzipiert und speziell auf die Bedürfnisse von Physio-, Ergo- und Logopädie-Praxen zugeschnitten.

• Zielgruppe: Therapeut:innen in ambulanten Praxen – von der Einzelpraxis bis zur größeren Gemeinschaftspraxis in Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie und sogar Podologie. Für Rehazentren oder Kliniken ist Optica Viva weniger gedacht, vielmehr für Praxisbetriebe, die ihre Verwaltung digitalisieren möchten. Die Software ist intuitiv, sodass auch Nutzer ohne IT-Vorkenntnisse schnell zurechtkommen sollen (Optica Viva: die neue Software für Heilmittelerbringer:innen: optica.de).
• Verbreitungsgrad: Optica Viva hat in kurzer Zeit viele Nutzer gewonnen, nicht zuletzt dank des bekannten Namens Optica (ein seit Jahrzehnten aktives Abrechnungszentrum). Theralino-Bestandskunden wurden migriert, und neue Kunden kommen hinzu. Es zählt 2024 zu den führenden Praxissoftware-Lösungen im Heilmittelbereich (). Besonders Ergotherapeuten interessieren sich, da Viva früh die Blankoverordnungen in der Ergotherapie unterstützt hat.
• Funktionalitäten: Optica Viva deckt alle Praxisprozesse ab: Es gibt einen Terminkalender mit Ressourcenplanung (Therapeuten/Räume) und Funktionen wie Warteliste, SMS-Terminerinnerungen und automatischer Terminsuche zur optimalen Auslastung (). Die digitale Patientenakte ermöglicht die Verwaltung aller Patientendaten und enthält eine Verlaufsdokumentation für Therapieberichte. Abrechnung & Verwaltung: Viva führt aktuelle Tarifdatenbanken für alle Regionen mit und aktualisiert diese laufend. Rezeptprüfungen (ICD-Kombination, Fristen, etc.) laufen automatisch im Hintergrund, inklusive spezieller Logik für Blankoverordnungen (Ampel-System zeigt an, ob geplanter Behandlungsumfang im Rahmen liegt) (). Zuzahlungen und Privatleistungen können direkt verbucht und Rechnungen/Mahnungen erstellt werden. Die Software unterstützt sowohl die Abrechnung über angebundene Abrechnungszentren als auch die Direktabrechnung (§302) aus dem Programm heraus. Darüber hinaus gibt es betriebswirtschaftliche Statistiken und Auswertungen sowie eine DATEV-Schnittstelle für den Steuerberaterexport ().
• Kosten: Optica Viva hat ein staffelndes Preismodell pro Benutzerrolle. Die Basislizenz für den Praxisinhaber kostet 38 € pro Monat und enthält schon alle Module (Termine, Doku, Abrechnung, Kontoverwaltung). Weitere Benutzer kosten je nach Rolle: Verwaltungsmitarbeiter 38 €/Monat, Therapeut Vollzeit 30 €/Monat, Therapeut Teilzeit 17 €/Monat, Rezeptionskraft 17 €/Monat. Es gibt keine Installationsgebühr oder separaten Supportvertrag – alle Cloud- und Backup-Kosten sind inklusive. Verbandsmitglieder (z. B. im dbl oder ZVK) erhalten Rabatt auf die Gebühren . Damit ist Viva preislich attraktiv, insbesondere für Praxen mit wenigen Nutzern, da schon ab ~38 € monatlich gestartet werden kann ().
• Module & Schnittstellen: Optica Viva ist teilweise modular: Die Basislizenz enthält bereits alle Funktionen, zusätzliche Module im klassischen Sinne müssen nicht gekauft werden (). Allerdings skaliert die Software über die Benutzerlizenzen (mehr Therapeuten = mehr Lizenzen). Als Schnittstellen sind die Telematikinfrastruktur (TI) integriert (Konnektor-Anbindung für eGK, KIM-Mail etc.) sowie Barcode-Scanner-Unterstützung (2D-Code auf Rezepten). Ein Export an DATEV ist vorhanden (), ebenso können eRezept und ePA perspektivisch genutzt werden. Eine dedizierte mobile App gibt es (noch) nicht – Mobilzugriff erfolgt über Webbrowser.
• Besondere Merkmale: Optica Viva hebt sich durch die Kombination aus Praxissoftware und Abrechnungsservice hervor. Optica als Abrechnungszentrum bietet parallel Optica Omnia (den reinen Abrechnungsservice) – Viva-Nutzer können nahtlos darauf zugreifen, wenn sie die Abrechnung auslagern möchten. Die Software ist voll Blankoverordnungs-ready (wichtig für neue Modellvorhaben in der Ergotherapie). Auch die TI-Anbindung (inkl. eRezept-Fähigkeit) macht Viva zukunftssicher für kommende E-Health-Pflichten. Positiv fällt der intuitive Workflow auf: Die Oberfläche ist modern gestaltet und viele Prozesse sind mit wenigen Klicks erledigt. Insgesamt positioniert sich Optica Viva als umfassende und doch einfach zu bedienende Lösung, die eng mit den Anforderungen der Heilmittelbranche abgestimmt ist.

Patientify

Anbieter & Hintergrund: Patientify (0x0 Marketing GmbH, Produkt patientify.io) ist eine cloudbasierte Praxissoftware mit starker Ausrichtung auf digitale Patientenservices. Sie wurde um 2020 eingeführt und verfolgt den Ansatz, Praxisverwaltung und Patientenerlebnis zu verbinden.

• Zielgruppe: Therapiepraxen aller Fachrichtungen, die ihren Verwaltungsaufwand reduzieren und ihren Patienten moderne Online-Services bieten wollen. Patientify ist sowohl für kleine Neugründer-Praxen attraktiv als auch für mittlere Praxen, da es in zwei skalierbaren Paketen angeboten wird. Besonders digital-affine Praxen, die Terminbuchung und Anamnese digital abwickeln möchten, zählen zur Zielgruppe.
• Verbreitungsgrad: Patientify ist noch relativ neu am Markt, wurde aber 2022 bereits als Top-5-Software für Therapiepraxen genannt. Es findet v. a. bei Logopäden und Ergotherapeuten Anklang, die durch Online-Terminvergabe und Anamnesetools profitieren. Durch Mund-zu-Mund-Propaganda und aktive Online-Präsenz wächst die Nutzerbasis stetig.
• Funktionalitäten: Patientify bietet eine komplette Termin- und Patientenverwaltung mit Zusatzfunktionen: Ein übersichtlicher Online-Terminkalender mit Erinnerungsfunktion bildet das Kernstück. Die digitale Patientenakte ermöglicht es, alle Dokumente und Befunde eines Patienten zentral und papierlos zu verwalten. Besonders hervorgehoben wird die Online-Anamnese: Patienten können über einen QR-Code oder Link vorab Anamnesebögen digital ausfüllen, die direkt in der Software gespeichert werden. Ebenso gibt es ein Online-Terminbuchungstool für die Praxis-Website, sodass Patienten selbständig Termine buchen können (). Die Rechnungsverwaltung ist integriert – Privatliquidationen und Selbstzahlerleistungen können erstellt und verwaltet werden. (Eine vollständige GKV-Abrechnung ist nicht enthalten, jedoch lassen sich Rechnungsdaten exportieren.) Multimedia-Befunde (z. B. Bilder hochladen) sind in der Patientenakte möglich ().
• Kosten: Zwei Pakete stehen zur Wahl: Starter (39 €/Monat) mit Terminkalender, Erinnerungen, digitaler Akte, Ressourcenverwaltung und Rechnungsstellung (). Pro (79 €/Monat) beinhaltet zusätzlich Benutzer-/Rollenverwaltung, Online-Terminbuchung, Online-Anamnese und Rezeptverwaltung (). Ein Upgrade vom Starter zum Pro ist jederzeit möglich, so kann klein begonnen und bei Wachstum ausgebaut werden. Support und Updates sind in der Gebühr enthalten; Laufzeiten sind flexibel (monatlich kündbar).
• Module & Schnittstellen: Patientify ist modular buchbar im Sinne der zwei Paketstufen. Weitere externe Module gibt es aktuell nicht. Es bestehen Integrationen zu E-Mail-Diensten (Gmail/Outlook) und Cloud-Speichern (Google Drive) (); weitere Schnittstellen können auf Wunsch eingerichtet werden (offene API-Philosophie). Keine offizielle Schnittstelle gibt es bislang zur GKV-Abrechnung oder Buchhaltung – Funktionen wie Controlling, Marketing oder FiBu fehlen und sind auch nicht via Schnittstelle verbunden (). Eine Mobile App im engeren Sinn bietet Patientify nicht; der Zugriff mobil erfolgt über das responsiv gestaltete Web-Portal.
• Besondere Merkmale: Patientify stellt das Patientenerlebnis in den Vordergrund. Die Online-Terminbuchung ermöglicht einen 24/7-Service, den viele Patienten heute erwarten (). Die digitale Anamnese beschleunigt den Praxisstart und vermindert Papierkram – via QR-Code im Wartezimmer oder vorab zuhause können Patienten ihre Angaben eingeben (). Für Praxisinhaber bringt das erhebliche Zeitersparnis in der Verwaltung. Auch die Oberfläche ist sehr übersichtlich und modern gestaltet, sodass Einsteiger schnell produktiv arbeiten. Allerdings konzentriert sich Patientify auf Verwaltung und Patienten-Interaktion; es fehlen fortgeschrittene Features z. B. für tiefergehende betriebswirtschaftliche Analysen oder ein integriertes Kassenbuch (). Zusammengefasst ist Patientify eine innovative Alltagslösung mit starkem Fokus auf Patientenkomfort und einfache Abläufe.

Praxxo

Anbieter & Hintergrund: Praxxo (ukado Technologie + Software GmbH) ist eine modulare Praxissoftware aus Deutschland, die seit über 10 Jahren am Markt ist. Die Software wird lokal auf Windows-Rechnern installiert und hebt sich durch einen einmaligen Kaufpreis statt Abo ab. Praxxo wurde mit Schwerpunkt auf Heilmittelpraxen (Physio, Ergo, Logo, Podologie) entwickelt und kontinuierlich erweitert.

• Zielgruppe: Kleine bis große Praxen und Therapiezentren, die Wert auf lokale Datenspeicherung und Unabhängigkeit von der Cloud legen. Praxxo wird von Einzelpraxen ebenso eingesetzt wie in größeren Gemeinschaftspraxen, teils sogar in Therapiebereichen von Kliniken und Rehazentren (vor allem wegen der Netzwerkfähigkeit). Auch Fitness- und Rehasport-Anbieter nutzen Praxxo zur Kurs- und Mitgliederverwaltung.
• Verbreitungsgrad: Praxxo ist vor allem im deutschsprachigen Raum mit vielen hundert Installationen vertreten. Es zählt nicht zu den allergrößten Marktführern, hat aber eine treue Nutzerschaft. Viele Anwender schätzen die Datensicherheit durch lokale Datenbanken und die Kostenstruktur ohne laufende Abogebühren. Praxxo ist zudem „TI-ready“ vorbereitet, sodass Bestandskunden zukünftig nicht wechseln müssen.
• Funktionalitäten: Praxxo bietet eine umfangreiche Terminplanung mit unbegrenzten Therapeuten- und Ressourcenkalendern. Termine können manuell oder automatisch vergeben werden, unter Berücksichtigung freier Räume/Geräte. Es gibt farbige Markierungen für Therapeuten/Behandlungen und keine feste Taktung, um flexibel planen zu können. SMS-Terminerinnerungen sind integriert. In der Patientenverwaltung lassen sich Stammdaten per Chipkartenleser von der Gesundheitskarte einlesen. Ein Dokumentenarchiv mit Scanneranbindung ermöglicht das Ablegen von Befunden oder Formularen direkt in der Patientenakte. Praxxo unterstützt die vollständige Abrechnung von Kassen- und Privatrezepten: Rezeptabrechnungen können über §302 als DTA-Datei zur Direktabrechnung mit Krankenkassen exportiert werden. Zuzahlungen und offene Posten werden pro Rezept überwacht. Ein manipulationssicheres Kassenbuch (TSE-Modul) ist verfügbar, um Barzahlungen rechtssicher zu dokumentieren. Außerdem bietet Praxxo eine integrierte Arbeitszeiterfassung für Mitarbeiter (auch via RFID-Chip) mit Auswertung und Provisionsberechnung. Für Filialpraxen gibt es eine Datenbanksynchronisation zwischen Standorten.
• Kosten: Praxxo wird als Kauflizenz erworben: Ab einmalig 448 € inkl. MwSt (ca. 533 € brutto) erhält man die Grundsoftware mit allen Funktionen und unbegrenzter Therapeutenzahl. Bereits im Basispaket ist der Kalender für beliebig viele Therapeuten enthalten, es entstehen keine zusätzlichen Lizenzkosten pro Arbeitsplatz. Nach dem Kauf kann die Software zeitlich unbegrenzt genutzt werden – sie gehört der Praxis dauerhaft. Es fallen lediglich geringe Folgekosten an: Updates und Support können optional durch günstige Serviceverträge bezogen werden, sind aber kein Zwang („Kein Zwang zu einem Software-Pflegevertrag“). 6 Wochen Telefon-Hotline sind nach Kauf kostenlos zur Einarbeitung.
• Module & Erweiterungen: Praxxo ist modular aufgebaut. Neben dem Basispaket gibt es optionale Module wie praxxo-Web (für Online-Zugriff und Synchronisation) und Mobil-App (für Therapeuten auf Android/iOS). Die Mobil-App erlaubt Therapeuten Einblick in ihren Kalender und das Reservieren von Terminen von unterwegs – ideal für Hausbesuche. Weitere Module sind z. B. das TSE-Kassenbuch, die Arbeitszeit-Erfassung oder spezielle Berichtsmodule. Schnittstellen: Praxxo bietet u. a. einen QR-Code-Scanner zum schnellen Einlesen der neuen Heilmittelverordnung (Blankoformular mit QR) sowie Chipkarteneinlesung (KVK/eGK). Die Abrechnungsschnittstelle erlaubt den Export der Abrechnungsdaten für Rechenzentren oder Krankenkassen.
• Besondere Merkmale: Praxxo setzt bewusst auf lokale Datenspeicherung zur maximalen Kontrolle über sensible Patientendaten (diese verbleiben ausschließlich in der Praxis). Dies spricht Praxen an, die Cloud-Lösungen skeptisch gegenüberstehen. Trotz lokaler Architektur ist Praxxo technisch auf dem neuesten Stand – Funktionen wie Blankoverordnungen (seit 04/2024 unterstützt) sind implementiert. Die Software ermöglicht Parallel- und Serienbehandlungen, berücksichtigt Fahrtzeiten bei Hausbesuchen und lässt sich durch Lizenzkopplung auf einem zweiten PC (z. B. Homeoffice) nutzen. Praxxo wirbt mit fairer Preisgestaltung und ohne versteckte Kosten – einmal gekauft, können beliebig viele Therapeuten damit arbeiten. Insgesamt bietet Praxxo eine solide, bewährte Lösung für Therapeuten, die sich nicht auf Cloudmodelle einlassen möchten und einen großen Funktionsumfang zu kalkulierbaren Kosten wünschen.

QikBee

Anbieter & Hintergrund: QikBee (Qikbee GmbH) ist eine All-in-One Praxissoftware aus Deutschland. Der Name leitet sich von „quick“ (schnell) ab und betont die zeitsparende Praxisorganisation. QikBee ist als Desktop-Software ausgelegt und existiert seit etwa 2019/2020 auf dem Markt.

• Zielgruppe: Therapie-Praxen (Physio, Ergo, Logo), die eine vollständige Praxisverwaltung auf Windows wünschen. QikBee richtet sich sowohl an Neugründer als auch an bestehende Praxen, die Wert auf strukturierte Dokumentenverwaltung und betriebswirtschaftliche Auswertung legen. Mit Multi-User-Fähigkeit und Rechtesystem eignet es sich auch für größere Praxisteams.
• Verbreitungsgrad: QikBee ist noch kein Branchenriese, wurde aber 2022 in Vergleichen als eine der hochwertigen Lösungen genannt. Vor allem technisch versierte Praxen, die eine lokale Alternative zu Cloud-Systemen suchten, haben QikBee eingeführt. Die Software ist im ständigen Ausbau; ihre Nutzer loben insbesondere die übersichtliche Patienten- und Dokumentenverwaltung.
• Funktionalitäten: QikBee deckt sämtliche administrativen und betriebswirtschaftlichen Prozesse einer Praxis ab. Dazu zählen Terminplanung (mit intelligenter Warteliste), eine Patientenverwaltung mit umfangreichem Dokumentenmanagement (eingescannte Verordnungen, digitale Akten), sowie die Erstellung von Abrechnungen (GKV-Selbstabrechnung und Privatrechnungen). Eine Besonderheit sind die automatisierten Umsatzstatistiken und Analysen (Controlling), die QikBee auf Knopfdruck liefert. So kann man Umsätze, Rezeptwerte, Auslastung etc. auswerten. Zudem gibt es eine flexible Rechteverwaltung für Mitarbeiter – man kann z. B. einschränken, wer betriebswirtschaftliche Daten sieht. Mobile Nutzung: QikBee bietet eine Mobile App an, über die Termine und Patientendaten auch unterwegs eingesehen und verwaltet werden können – praktisch für Hausbesuche.
• Kosten: QikBee verwendet ein nutzerabhängiges Preismodell. Es kostet ab 35 € pro Monat, abhängig von der Anzahl der gleichzeitig arbeitenden Nutzer. D. h. eine Einzelpraxis zahlt den Basispreis (für einen Nutzer), eine größere Praxis mit 3 gleichzeitigen Usern entsprechend mehr. Dadurch ist das Modell fair skalierend. Updates sind in der Miete enthalten. QikBee verzichtet auf separate Modulgebühren – alle Funktionen sind im Preis inbegriffen.
• Module & Schnittstellen: QikBee ist nicht modular aufgebaut; der volle Funktionsumfang ist stets enthalten. Schnittstellen: Derzeit bietet QikBee keine externen Schnittstellen zu Fremdsoftware. Insbesondere fehlen Anbindungen an Buchhaltungsprogramme oder Abrechnungsdienstleister – die Abrechnung erfolgt komplett intern. Auch ein DATEV-Export ist nicht direkt vorhanden. Dafür unterstützt QikBee gängige Hardware wie KVK/eGK-Kartenleser und Scanner. Die Cloud-Anbindung beschränkt sich auf die optionale mobile App-Synchronisation; ansonsten laufen alle Daten lokal.
• Besondere Merkmale: QikBee überzeugt mit einer übersichtlichen Benutzeroberfläche und durchdachten Workflows. Die Integration von Dokumenten- und Datei-Management in der Patientenakte ist sehr gelungen, sodass Praxen nahezu papierlos arbeiten können. Mit wenigen Klicks lassen sich Verordnungen scannen, digitale Akten anlegen und Abrechnungen erstellen. Die intelligente Warteliste hilft, freiwerdende Termine sofort mit Wartenden zu belegen, und steigert die Auslastung. Als lokales System ist QikBee zudem unabhängig von Internetverbindungen. Ein kleiner Nachteil ist die fehlende Offenheit nach außen – es gibt keine API oder Exports für weiterführende Anwendungen. Für Praxen, die jedoch alles in einem System behalten möchten, liefert QikBee eine umfassende Inhouse-Lösung mit starkem Fokus auf Dokumente und Kennzahlen.

Synaptos

Anbieter & Hintergrund: Synaptos (synaptos GmbH) ist eine umfangreiche Cloud-Praxissoftware für Therapeuten. Sie zählt zu den „jungen Wilden“ auf dem Markt, hat aber bereits eine der beliebtesten Lösungen für Terminierung, Dokumentation und Abrechnung entwickelt (). Synaptos wird kontinuierlich ausgebaut und hat eine aktive Nutzer-Community.

• Zielgruppe: Therapieeinrichtungen aller Größen, von der Einzelpraxis bis zur großen Gruppenpraxis mit mehreren Standorten. Synaptos ist besonders interessant für Praxen, die neben Standardverwaltung auch Online-Terminbuchung und digitale Dokumentation auf hohem Niveau wünschen. Durch sein mehrstufiges Lizenzmodell (Gründer bis Premium) können sowohl Neugründer als auch etablierte Zentren ein passendes Paket finden ().
• Verbreitungsgrad: Synaptos hat sich binnen kurzer Zeit als umfangreiche und populäre Lösung etabliert (). Viele Logopädie- und Physiopraxen sind auf Synaptos umgestiegen, weil es moderne Features wie interaktive Bodycharts bietet. In Vergleichen taucht Synaptos regelmäßig auf den vorderen Plätzen auf. Mit inzwischen vier verfügbaren Editionen deckt es einen großen Teil des Marktes ab.
• Funktionalitäten: Synaptos bietet Terminverwaltung mit Online-Buchungstool und synchronisierbaren Kalendern (inkl. automatischer E-Mail-/SMS-Terminerinnerungen) (). Die Patientendokumentation ist digital und beinhaltet auch grafische Bodycharts zur Visualisierung von Beschwerden (). Ein zentrales Element ist das Abrechnungscockpit: Synaptos stellt alle GKV-Leistungskataloge bereit und erlaubt die vollständige Selbstabrechnung, inkl. direkter Erstellung der Abrechnungsdatei und Gebührenverzeichnissen (auch für Heilpraktikerleistungen) (). Außerdem gibt es eine Scan-App für Verordnungen, sodass Rezepte per Smartphone erfasst werden können (). Für Gruppenpraxen bietet Synaptos spezielle Funktionen wie Verwaltung mehrerer Standorte, Benutzer- und Rechteverwaltung (z. B. eingeschränkte Sichten für Mitarbeiter) () (). Auch Produktverkäufe (Verkauf von Artikeln) können darüber abgewickelt werden (). Ein Finanzmanagement-Modul übernimmt Offene-Posten, Ausgabenverwaltung und Mahnwesen in den höheren Editionen ().
• Kosten: Synaptos ist in vier Editionen verfügbar (). Gründer für 29 €/Monat (Basis: Rechnungen, Termine, Dokumentation, Bodycharts, SMS-Erinnerung, Finanzexport) () – ideal für eine Einzelperson mit kleinem Budget (Achtung: bei >7.500 € Monatsumsatz muss man upgraden) (). Einsteiger für 43 €/Monat (zusätzlich: Abrechnungscockpit, Online-Buchung, Wiederholungstermine, E-Mail-Versand) (). Sorglos für 83 €/Monat (zusätzlich: Ausgabenverwaltung, Mahnwesen, Gutscheinverwaltung, mehrere Standorte, Kalender-Synchronisation, Datenimport) (). Premium für 108 €/Monat (zusätzlich: erweiterte Rechteverwaltung, Gruppen-Administration, Assistenzfunktionen, Expertenmodus) (). Alle Preise gelten pro Monat, Kündigung ist monatlich möglich. Dadurch kann Synaptos mit der Praxis mitwachsen.
• Module & Schnittstellen: Synaptos ist voll modular via die Editionen. Man bucht im Prinzip Module durch den Wechsel in höhere Editionen hinzu. Schnittstellen: Eine Online-Terminbuchungs-Schnittstelle ist vorhanden (für die eigene Website). Ebenso können QR-Code-Zahlungen generiert werden, damit Patienten Rechnungen bequem via Banking-App bezahlen können (). Exporte sind möglich (z. B. Finanzdaten als CSV). Die Software läuft komplett im Browser, es ist also keine lokale Installation nötig (). Eine Mobile App existiert, um Termine und Daten mobil einzusehen und Verordnungen per App zu scannen ().
• Besondere Merkmale: Synaptos überzeugt mit einigen Alleinstellungsmerkmalen: Die interaktiven Bodycharts für Befunddokumentation sind besonders nützlich für Ergo- und Physio, um Fortschritte zu visualisieren (). Auch das Abrechnungscockpit mit Heilmittellogik und Heilpraktiker-Gebührenordnung integriert macht Synaptos sehr leistungsfähig für Abrechnungsprofis (). Die Software ist sehr skalierbar – vom Starter bis zur Premium-Lösung für große Zentren. Kritisch anzumerken ist lediglich die Umsatzgrenze im kleinsten Paket (diese zwingt erfolgreiche Praxen zum Upgrade) (). Ansonsten bietet Synaptos eine sehr umfassende, moderne Plattform, die kaum Wünsche offen lässt, und ist dabei preislich flexibel gestaltbar.

Thera-Pi

Anbieter & Hintergrund: Thera-Pi (ausgesprochen Thera-Pi, π=3.14) ist eine Open-Source-Praxissoftware, die von einer Community und dem Verein Thera-Pi e. V. entwickelt wird. Sie ist die einzige kostenlose Lösung in diesem Überblick (). Die Entwicklung startete ca. 2010 und wird ehrenamtlich getragen. Trotz ihres Alters wird Thera-Pi noch immer von Freiwilligen gepflegt und an gesetzliche Anforderungen angepasst.

• Zielgruppe: Heilmittelerbringer aller Fachrichtungen, die eine kostenlose und anpassbare Software suchen und bereit sind, sich technisch etwas einzuarbeiten. Thera-Pi eignet sich für einzelne Praxen bis hin zu größeren Praxisverbünden – es können unbegrenzt Arbeitsplätze und Standorte eingerichtet werden (). Allerdings benötigen große Einrichtungen oft individuelle Anpassungen, was bei Open Source machbar, aber aufwändig sein kann.
• Verbreitungsgrad: Da Thera-Pi kostenfrei ist, wurde es von vielen kleinen Praxen getestet. Einige nutzen es dauerhaft, insbesondere solche mit begrenztem Budget. Die Community ist überschaubar, aber engagiert. In Summe ist Thera-Pi eher eine Nischenlösung für Technikaffine, genießt aber großen Respekt als Projekt. Es zeigt, dass auch ein Gratis-Programm sehr viel leisten kann.
• Funktionalitäten: Für eine Gratis-Software ist der Umfang beeindruckend (). Thera-Pi bietet minutengenaue Terminplanung (mit flexiblen Kalendern, ähnlicher Funktionsumfang wie kommerzielle Lösungen) (). Die Verordnungsverwaltung umfasst das Hinterlegen und Prüfen von Heilmittelverordnungen (inkl. Arzt- und Kassenverwaltung) (). Abrechnung: Gesetzliche und private Kassen können direkt abgerechnet werden – Thera-Pi erzeugt die §302-Abrechnungsdateien und unterstützt auch Privatechnologien wie den elektronischen Kostenvoranschlag. Ein Kassenbuch ist integriert. Ein Modul für die neue Blankoverordnung ist ebenfalls vorhanden (). Insgesamt bildet Thera-Pi alle Kernprozesse (Termine, Karteikarte, Rezeptabrechnung, Statistik) ab.
• Kosten: Thera-Pi ist vollständig kostenlos (Open Source) (). Es fallen keine Lizenzgebühren an. Auch Updates, die von der Community bereitgestellt werden, sind kostenfrei. Allerdings gibt es keinen offiziellen Support – Hilfe erhält man nur über Foren oder freiwillige Unterstützer. Die Kosten liegen somit eher im Zeitaufwand für Einrichtung und Pflege, weniger in Geld.
• Module & Schnittstellen: Thera-Pi ist modular aufgebaut; viele Funktionen kann man ein- oder ausblenden. Schnittstellenseitig werden Chipkartenleser (KVK/eGK) unterstützt (), um Patientendaten einzulesen. Anbindung an Abrechnungszentren gibt es nicht direkt, da Thera-Pi selbst die Abrechnung macht (man kann aber die erzeugten Dateien selbstverständlich an Rechenzentren schicken). Eine Mobile App oder Cloud-Funktion existiert nicht – Thera-Pi läuft als klassische Windows-Desktop-Anwendung (auf Linux/Mac nur via Emulator nutzbar) ().
• Besondere Merkmale: Der größte Pluspunkt ist: Thera-Pi ist kostenlos und äußerst flexibel. Man kann beliebig viele Benutzer und Standorte verwalten (), ohne Aufpreis – das macht es sogar für größere Strukturen attraktiv. Die offene Datenbank ermöglicht z. B. eigene SQL-Abfragen und individuelle Auswertungen (). Zudem können pfiffige Anwender das Programm bei Bedarf selber anpassen oder Erweiterungen schreiben, da der Quellcode offen liegt. Auf der anderen Seite erfordert die Nutzung eine gewisse IT-Affinität und Eigeninitiative. Für Mac- oder Linux-Nutzer ist es weniger geeignet, da offiziell nur Windows unterstützt wird (). Auch muss man bei neuen gesetzlichen Anforderungen hoffen, dass die Community Updates bereitstellt – bislang geschieht dies aber (z. B. Updates für Blankoverordnung wurden zeitnah geliefert). Insgesamt ist Thera-Pi eine beeindruckende Alternative für diejenigen, die ohne finanzielle Belastung eine praxistaugliche Software einsetzen möchten und dafür etwas Bastelbereitschaft mitbringen.

THEORG

Anbieter & Hintergrund: THEORG (Hersteller: SOVDWAER GmbH, Ludwigsburg) ist eine der ältesten und meistgenutzten Praxissoftwares im Therapiebereich in Deutschland. Der Name steht für „Therapie-Organisation“ (THEORG Klemmbrett – Apps on Google Play). THEORG ist seit 1993 auf dem Markt und hat über 17.000 Installationen in Praxen und Therapieeinrichtungen (THEORG – Facebook). Als Pionier hat THEORG viele Standards geprägt.

• Zielgruppe: Physio-, Ergo- und Logopädie-Praxen jeder Größe (SOVDWAER: Praxis-Software für Therapeuten). Vom Ein-Mann-Betrieb bis zu großen Therapiezentren mit 50+ Mitarbeitern – THEORG skaliert durch sein modulares Konzept. Auch Schulen für Therapeuten und medizinische Trainingszentren gehören zum Anwenderkreis. Für ambulante Reha-Kliniken kann THEORG ebenfalls eingesetzt werden, wenngleich dort oft spezialisierte Kliniksysteme bevorzugt werden.
• Verbreitungsgrad: THEORG war lange Zeit Marktführer und hat immer noch einen riesigen Anwenderstamm (über 100.000 Anwender). Viele Praxisinhaber arbeiten schon seit Jahrzehnten damit und schätzen die Zuverlässigkeit. In den letzten Jahren kamen neue Wettbewerber hinzu, doch THEORG bleibt eine feste Größe und entwickelt sich ebenfalls weiter (z. B. THEORG 2go für mobile Nutzung).
• Funktionalitäten: THEORG ist modular aufgebaut und deckt so gut wie alle Bereiche ab, die in einer Therapiepraxis anfallen. Zum Kern gehört die Patientenverwaltung mit elektronischer Karteikarte, Rezeptverwaltung und Terminplanung. Terminplaner: sehr leistungsfähig, mit Ressourcen-, Raum- und Geräteverwaltung, Gruppenterminen, Serienterminen und Wartelisten. Es gibt Zusatzmodule für Kursverwaltung (z. B. Präventionskurse), Zeitmanagement (Dienst-/Schichtpläne) und selbst Fitness/Osteopathie-Verwaltung. THEORG beinhaltet eine komplette Abrechnungssoftware: Von der Rezeptprüfung (inkl. ICD-/Diagnosegruppen-Logik) über die Erstellung der Abrechnungsdatei (§302) bis zum Druck von Zuzahlungsquittungen wird alles unterstützt. Auch Statistiken und betriebswirtschaftliche Auswertungen sind integriert. Ein digitales Preislisten- und Gebührenverzeichnis hält alle Kassenpreise aktuell. Zusätzlich bietet THEORG ein Modul für Berichtswesen (Arztberichte, Formularwesen) und Dokumentation (Therapiedokumentation, teils aber etwas simpler als bei neueren Lösungen).
• Kosten: THEORG wird in der Regel als modulares Kauf- oder Mietsystem angeboten, abhängig von Praxisgröße. Kleinere Praxen können eine Kaufversion mit Update-Vertrag nutzen; größere Einrichtungen mieten die Software inkl. aller Module. Preise sind individuell: z. B. für eine Einzelpraxis Basissoftware ein paar hundert Euro, plus Module (wie Rezeptabrechnung, Terminplaner etc.) jeweils zusätzlich. Support-Verträge kosten jährlich ca. 15–20% des Lizenzwertes. Es gibt aber auch Pakete („Komplett-Angebote“), und SOVDWAER berät hier gezielt. Als Richtwert kann gelten, dass THEORG in der Anschaffung höherpreisig ist, dafür aber keine laufenden monatlichen Gebühren erzwingt (außer man wählt die Mietoption). Updates erscheinen regelmäßig, für Wartungskunden kostenlos.
• Module & Schnittstellen: Module: Basismodul Verwaltung, Terminplanung, Abrechnung, Dokumentation, Statistik, Kasse, Kursverwaltung, Therapiebericht etc. – der Kunde stellt sich sein Paket zusammen. Schnittstellen: THEORG verfügt über eine GDPI-Schnittstelle zur Telematik (z. B. Anbindung an TI-Konnektor für KIM und eRezept ist geplant/in Arbeit). Es gibt eine THEORG-App („THEORG 2GO“) für Smartphones, mit der Therapeuten ihren Kalender einsehen können (THEORG 2GO – Apps on Google Play). Über Datev-Exports und offene Datenbank (auf Anfrage) können Buchhaltungsdaten weitergegeben werden. Geräte-Interfaces: von Karteilesern bis zu Unterschriften-Pads lassen sich viele Peripherien anbinden.
• Besondere Merkmale: THEORG’s größte Stärke ist seine Erfahrungstiefe und Stabilität. Viele Abläufe wurden über Jahrzehnte mit Therapeutenhand entwickelt und sind entsprechend praxisnah. Im Support ist SOVDWAER für seine kundennahe Betreuung bekannt (viele zufriedene Stammkunden). THEORG eignet sich auch für große Mehrbetriebs-Konstellationen, da es über Netzwerke auf SQL-Datenbank laufen kann und viele gleichzeitige Nutzer verkraftet. Einzig die Oberfläche galt lange als etwas überfrachtet/altmodisch – hier wurde zwar modernisiert, aber neue Cloud-Anbieter wirken oft „frischer“. Dennoch: THEORG bietet Funktionen (z. B. Kursverwaltung, Inventarverwaltung, Statistiken), die nicht jede junge Software abdeckt, und hat damit immer noch Alleinstellungsmerkmale. Für Praxisinhaber, die eine bewährte, lokal installierte Lösung suchen und vielleicht schon seit den 90ern damit arbeiten, bleibt THEORG oft die erste Wahl.

thevea

Anbieter & Hintergrund: thevea (thevea GmbH) ist eine Cloud-Praxissoftware der neuen Generation und speziell auf Heilmittelpraxen zugeschnitten. Der Name leitet sich vermutlich von „Therapie“ und „Lösung“ (vielleicht Idea = vea) ab. thevea ging um 2020 an den Start und hat seitdem viele Ergotherapie- und Physiopraxen überzeugt.

• Zielgruppe: Ergotherapeuten, Logopäden und Physiotherapeuten, die eine moderne Web-Software möchten. thevea richtet sich laut eigenen Angaben an Ergotherapie-Praxen jeder Größe und gehört hier bereits zu den Marktführern (). Auch für interdisziplinäre Praxen ist es geeignet.
• Verbreitungsgrad: thevea hat binnen kurzer Zeit einen großen Kundenstamm aufgebaut und wird als einer der führenden Anbieter im Ergotherapiebereich bezeichnet (). Besonders die junge Generation von Praxisgründern greift zu thevea wegen seiner Benutzerfreundlichkeit und innovativen Funktionen.
• Funktionalitäten: thevea bietet Terminplanung mit Echtzeit-Synchronisation über Geräte hinweg () – Doppelbuchungen werden automatisch verhindert. Alle Patientendaten sind zentral online gespeichert und von überall aus zugänglich (). Wichtiger Kern ist die digitale Abrechnung: thevea kann sowohl GKV- als auch Privatabrechnung durchführen (). Ein herausragendes Feature ist der Verordnungs-Check per Smartphone-Foto: Therapeuten können eine Heilmittelverordnung einfach abfotografieren, und thevea erfasst automatisch die Daten und prüft sie auf Fehler (). Anschließend ermittelt das Tool alle Preise und generiert direkt die Abrechnung – der Therapeut muss diese nur noch einreichen (). Damit wird die Abrechnung extrem vereinfacht. Darüber hinaus hat thevea alle Standardfunktionen: Patientenverwaltung, Dokumentation (digitale Befund- und Verlaufsdokumentation), ggf. einfache Statistiken. Eine Mobile App existiert, dient derzeit aber hauptsächlich dem Verordnungsscan – umfangreiche Termin- oder Doku-Funktionen mobil sind noch nicht enthalten.
• Kosten: thevea ist in zwei Paketen erhältlich: Starter für 29,90 €/Monat (fokussiert auf Abrechnung) und Pro für 49,90 €/Monat (alle Funktionen inkl. Terminplanung, Dokumentation etc.). Beide Varianten sind in den ersten zwei Monaten kostenlos testbar. Damit ist thevea im oberen Mittelfeld preislich, bietet aber durch das Pro-Paket zum Fixpreis ein Rundum-sorglos-Paket für unter 50 € monatlich, was viele Praxen anspricht.
• Module & Schnittstellen: thevea hat einige Schnittstellen: angebunden sind z. B. Abrechnungszentren wie opta data oder Severins sowie die Hilfsmittel-Abrechnung über die AS AG () – d. h. Rezepte können auch elektronisch an solche Partner übermittelt werden. Die Software ist cloudbasiert und als Web-Anwendung konzipiert (kein lokaler Server nötig) (). Modular im engeren Sinne ist thevea nicht, außer der Unterscheidung Starter/Pro.
• Besondere Merkmale: thevea’s Smartphone-Verordnungs-Scan (genannt Foto-Check-Feature) ist ein Alleinstellungsmerkmal, das enorm Zeit spart (). Fehlerhafte Rezepte gehören damit der Vergangenheit an, weil das System automatisch prüft und berechnet. thevea betont auch seine Echtzeit-Terminplan-Synchronisation – bei jedem Gerätezugriff ist der Kalender aktuell, was in Mehrbehandler-Praxen wichtig ist (). Die Software ist von Anfang an als Cloud-Lösung entwickelt worden, was in ihrer Performance und Usability spürbar ist (intuitive, schnelle Oberfläche). Ein kleiner Schwachpunkt ist die aktuelle Einschränkung der mobilen App: diese kann bislang nur Verordnungen scannen, aber keine Termine verwalten. Hier ist vermutlich in Zukunft mit Updates zu rechnen. Insgesamt hat thevea einen breiten Funktionsumfang bei sehr einfacher Bedienung und gilt daher schon jetzt als wichtige Größe unter den Praxissoftwares.

VivoInform

Anbieter & Hintergrund: VivoInform (VivoInform GmbH, Braunschweig) ist eine Praxissoftware, die speziell für große ambulante Rehazentren und EAP-Einrichtungen entwickelt wurde. Gemeinsam mit 8 Rehazentren und Therapeuten wurde die Software ab 2017 konzipiert, um Lücken bestehender Lösungen zu schließen. VivoInform ist eine All-in-One-Lösung mit besonderem Fokus auf erweiterte ambulante Reha (EAP) und komplexe Therapiepläne.

• Zielgruppe: Ambulante Rehabilitationszentren, EAP-Zentren, größere Therapieeinrichtungen, aber auch normale Physio-/Ergo-Praxen können eine kleinere Edition nutzen. VivoInform skaliert über Editionen: Standard für klassische Einzel- und Gruppentherapie-Praxen, Professional für größere Physio-Praxen/EAP-Einrichtungen und Premium für große Rehazentren mit komplexen Anforderungen.
• Verbreitungsgrad: VivoInform ist relativ neu, hat sich aber schnell einen Namen gemacht in der Reha-Branche. Mehrere namhafte Reha-Kliniken und Zentren (z. B. UniReha Köln, Reha-Klinik Lüdenscheid) arbeiten mit VivoInform, was als Referenz dient. Für gewöhnliche Praxen ist VivoInform weniger bekannt, da der Fokus klar auf größeren Einrichtungen liegt.
• Funktionalitäten: VivoInform bietet Termin- & Ressourcenplanung auf hohem Niveau: Bei der Terminierung berücksichtigt das System automatisch Mitarbeiterqualifikationen, Raumverfügbarkeiten und Patientenpräferenzen, um optimale Abläufe zu garantieren (). Es lassen sich gesamte Rehapläne für Patienten erstellen, inkl. komplexer Therapiepläne (z. B. AHB oder EAP mit definierten Sequenzen von Einzel- und Gruppentherapien). Ein Trainingsplaner ist integriert für Medizinische Trainingstherapie. VivoInform beherrscht die Direktabrechnung nach §301/302 mit Krankenkassen – also sowohl die klassische Heilmittelabrechnung (§302) als auch Krankenhaus-Entlassmanagement/IRENA etc. (§301) für Reha-Maßnahmen. Ein ausgefeiltes Dokumentenmanagement ermöglicht das Ablegen von Befunden, Arztberichten und Formularen in der Software. Zudem ist eine integrierte Finanzbuchhaltung (FiBu) enthalten, was es von nahezu allen anderen Softwarelösungen abhebt. Natürlich gibt es auch Patienten- und Mitarbeiterverwaltung, einschließlich Einsatzplanung für Therapeuten. Controlling-Tools (Berichte, Kennzahlen) sind ebenso an Bord.
• Kosten: VivoInform wird als Software-Abonnement angeboten. Preise werden individuell je nach Edition und Anzahl Nutzer berechnet (Preis auf Anfrage ()). Einstieg ohne hohe Investition: keine kostspieligen Anfangsinvestitionen, stattdessen laufende Kosten. Zahlungsintervalle und Vertragslaufzeiten sind flexibel vereinbar (Monat, Quartal, Jahr). Updates, Support und Hosting sind inkludiert. Angesichts des großen Leistungsumfangs bewegt sich VivoInform tendenziell im oberen Preissegment (für Premium-Kunden), aber es bietet eben auch Funktionen, die sonst nur Spezialsoftware oder manuelle Lösungen abdecken würden.
• Module & Schnittstellen: VivoInform ist in Editionen unterteilt (Standard, Professional, Premium). Jede höhere Edition enthält die Funktionen der niedrigeren plus Erweiterungen (z. B. BG-Fallverwaltung und erweitertes Berichtswesen in Professional, sowie z. B. Fahrdienstplanung in Premium). Schnittstellen: Es gibt eine DATEV-Schnittstelle für den Export der Finanzdaten ans Rechnungswesen/Steuerberater (). Ebenso Schnittstellen zu Abrechnungsstellen (für §301 Datenträgeraustausch mit Kostenträgern) und ggf. zur Dakota-Kommunikation. Exporte/Imports (CSV, XML) sind vorhanden. Mobile App gibt es derzeit keine; VivoInform ist primär als Windows-Desktopsoftware ausgeführt (), welche auf einem Server/Terminalserver auch zentral laufen kann. Mac-Nutzer müssen via Remote-Desktop zugreifen ().
• Besondere Merkmale: VivoInform ist praktisch einzigartig in seinem Fokus auf Reha/EAP. Funktionen wie Mitarbeiterqualifikations-Matching bei Terminen oder komplette Finanzbuchhaltung innerhalb der Praxissoftware findet man sonst kaum () (). Die Software wurde von Therapeuten für Therapeuten entwickelt und laufend mit Anwendern verbessert. Das merkt man an vielen Details, die in großen Einrichtungen wichtig sind (z. B. automatische Terminerinnerungen und grafische Übersichten zur Auslastung (), Fahrdienst-Planung für Patienten-Shuttle, etc.). Auch die Referenzkunden – renommierte Reha-Kliniken – unterstreichen die Ausrichtung auf Professionalität. Ein Nachteil kann sein, dass VivoInform als „großes“ System für kleine Einzelpraxen vielleicht zu komplex und teuer wirkt. Zudem ist es (noch) kein reines Webtool, sondern eine Windows-Anwendung, was Mac-affine Praxen ausschließt (). Nichtsdestotrotz: Für alle, die ambulante Reha auf höchstem Niveau organisieren, ist VivoInform derzeit die führende Lösung.

Zum Abschluss folgt eine tabellarische Übersicht der genannten Softwarelösungen für die Ergotherapie Praxis mit Name, Anbieter, Zielgruppe und Webseite: